Gracjan Kasprzyk, konsultant HubSpot

Integracja HubSpota z systemem do faktur i ERP

Oferty, faktury i płatności przechodzą między HubSpotem a systemem finansowym bez przepisywania danych.

etapWdrożenie
współpracaProjekt
produktRevenue Hub

Jaki problem to rozwiązuje

Handlowiec zamyka deal w HubSpocie, a księgowa wpisuje te same dane drugi raz do systemu do faktur. Raz na jakiś czas kwoty się nie zgadzają, a szukanie różnicy spada na finanse przy zamknięciu miesiąca.

Jak pracuję

Przed pierwszym połączeniem rysuję mapę: które zdarzenie w HubSpocie tworzy co w systemie do faktur albo ERP, który system jest źródłem każdego pola i kiedy dane wracają do HubSpota. Mapę zatwierdzają sprzedaż i finanse.

Najpierw sprawdzam gotową integrację. Gdzie jej brakuje albo nie obsługuje Waszego przypadku, łączę systemy przez API w Make albo własnym kodzie (Node, Python, AWS). Każdy zapis ma klucz, dzięki któremu ponowienie nie zaksięguje płatności drugi raz. Integracja startuje z datą graniczną, żeby nie zaciągnąć starych faktur. Gdy synchronizacja się zatrzyma, wskazana osoba dostaje alert z opisem, co zrobić. Osobę od finansów szkolę z czytania dziennika synchronizacji.

Co dostajesz

Mapa danych od oferty do płatności, zatwierdzona przez finanse
Synchronizacja ofert, faktur i płatności z systemem do faktur albo ERP
Zabezpieczenie przed podwójnym zapisem
Alert i instrukcja na wypadek zatrzymania synchronizacji
Dziennik synchronizacji
Opis połączenia i kod, który zostaje u Was

O co pytacie przed wyceną

Z jakimi systemami księgowymi i ERP łączysz HubSpota?

Z tymi, które mają API. Najpierw sprawdzam gotową integrację, a gdy jej brakuje, łączę systemy w Make albo własnym kodzie. Którą drogę wybrać, mówię po przejrzeniu Waszego systemu.

Co się stanie, gdy synchronizacja przestanie działać?

Wskazana osoba dostaje alert, a w dzienniku widać, który rekord się nie zapisał. Zapisy mają klucz, więc ponowienie nie utworzy drugiej faktury ani płatności.

Ile czasu zajmie integracja z systemem finansowym?

Zależy od systemu, jego API i liczby danych, które mają przechodzić w obie strony. Termin podam po przygotowaniu mapy danych.

Sprawdźmy, czy ta usługa pasuje do Waszej sytuacji

Po wysłaniu formularza wybierasz termin w kalendarzu. Zakres i wycenę przygotowuję po rozmowie.

Rozmowę prowadzi Gracjan Kasprzyk