Jaki problem to rozwiązuje
Ta sama transakcja jest wprowadzana dwa razy: raz gdy sprzedaż zamyka ją w HubSpocie, drugi gdy finanse wbijają ją do systemu księgowego, a te dwa nigdy do końca nie pasują. Przychód rozpoznany w jednym miejscu jest niewidoczny w drugim, uzgodnienia to comiesięczna ręczna harówka, a polska firma ma dodatkowo obowiązki e-fakturowania KSeF, których HubSpot sam nie obsługuje. Każde ręczne przepisanie to szansa, żeby liczby odjechały od siebie.
Jak pracujemy
Najpierw mapujemy przepływ quote-to-cash między oboma systemami: które zdarzenie w HubSpocie ma tworzyć lub aktualizować co w księgowości, który system jest właścicielem którego pola i gdzie leży źródło prawdy dla każdego etapu. Ta mapa to właściwy efekt tego etapu - bez niej integracja tylko szybciej synchronizuje zamęt.
Potem budujemy połączenia: oferty, faktury, płatności i zdarzenia subskrypcji płynące do systemu księgowego lub ERP oraz automatyzację usuwającą ręczne przekazania między zamknięciem dealu przez sprzedaż a rozpoznaniem przychodu przez finanse. Dla polskich firm to również miejsce, gdzie w zakres wchodzi e-fakturowanie KSeF i lokalne konektory - Fakturownia, Symfonia, wFirma i podobne - bo krajowe e-fakturowanie to wymóg prawny, którego HubSpot nie pokrywa natywnie.
Integracja to obszar, w którym jesteśmy najsilniejsi i najbardziej ostrożni. Budujemy pod produkcję, nie demo: idempotencja przy zapisach, żeby ponowienie nigdy nie zaksięgowało płatności podwójnie, backoff przy chwilowych awariach oraz alerty z runbookiem, żeby zepsutą synchronizację łapał monitoring, a nie dział finansów na koniec miesiąca. Integracja przychodu, która pada po cichu, jest gorsza niż jej brak.
Deliverables
- Przepływ quote-to-cash zmapowany między HubSpot a systemami finansowymi
- Synchronizacja ofert, faktur, płatności i subskrypcji do księgowości lub ERP
- E-fakturowanie KSeF i polskie konektory tam, gdzie wymagane
- Zautomatyzowane przekazania usuwające ręczne przepisywanie
- Idempotentne zapisy, backoff i alerty awarii z runbookiem
- Udokumentowane reguły źródła prawdy per pole i etap