Checklista przed wdrożeniem CRM

Narzędzie bez opisu procesu nie pomoże, a może utrudnić pracę. Etapy i warunek przejścia do kolejnego to podstawa ustawień pipeline’u.

Do pipeline’u powinien trafiać tylko zakwalifikowany temat. Inaczej lejek wypełnia się zapytaniami bez szans, a prognoza przestaje cokolwiek mówić.

Od raportów zależy, jakie pola zespół musi wypełniać. Pole, którego nie użyjesz w żadnym raporcie, tylko dokłada pracy.

Ktoś musi utrzymywać system po wdrożeniu: dodawać użytkowników, pilnować porządku w danych i decydować o zmianach. Bez tej osoby portal szybko zarasta.

Od tego zależy liczba płatnych stanowisk. Stanowisk w rocznej umowie nie da się zmniejszyć przed jej końcem, więc lepiej zacząć od mniejszej liczby i dokupić.

Opór zespołu przy zmianie systemu to norma. Bez jasnej decyzji zarządu handlowcy wracają do Excela, a CRM zostaje pusty.

Excele, skrzynki, stary CRM, WhatsApp. Spis źródeł i decyzja, co przenosisz, wyznaczają zakres importu i chronią przed przeniesieniem starego bałaganu.

Poczta, kalendarz, faktury, ERP, strona. Przy każdym ustalasz, który system jest źródłem danych i w którą stronę idzie synchronizacja. Integracje mocno wpływają na zakres i koszt projektu.

Zgody przenosisz razem z kontaktami. Gdy w HubSpocie włączysz ustawienia RODO, kontakt bez podstawy prawnej nie dostanie maila marketingowego.

Za dużo funkcji naraz to najprostszy sposób, żeby zespół się w CRM pogubił. Na start wystarczą pipeline, zadania i kilka raportów, resztę dokładasz, gdy system działa.

Dopiero zakres pokazuje, czy wystarczy Starter, czy potrzebujesz Professional. Wyższa edycja kupiona na zapas zostaje z Tobą do końca rocznej umowy.

Szkolenia najlepiej robić w krótkich sesjach po 1,5-2 godziny, na Waszym portalu i Waszych danych. Między sesjami zespół pracuje w systemie i wraca z konkretnymi pytaniami.