Migracja CRM: ActiveCampaign do HubSpota

Tagi, deale i historia mailingu przeniesione tak, żeby nic nie zginęło po drodze

ActiveCampaign urósł u Was z narzędzia do maili w quasi-CRM, sklejony z tagów i doklejonych deali. Migracja to nie eksport do pliku: tagi mapujemy na właściwości i listy, automatyzacje przepisujemy na workflowy, a historię zgód i wysyłek przenosimy razem z datami. Cutover w jeden weekend, w poniedziałek sprzedaż loguje się już do HubSpota.

Umów rozmowę

Kiedy migracja ma sens

Uczciwie: kiedy przejść na HubSpota, a kiedy zostać na ActiveCampaign

Przejdź, jeżeli sprzedaż ma pipeline, a nie tagi

Przejdź, jeżeli sprzedaż ma pipeline, a nie tagi

ActiveCampaign urósł od automatyzacji mailowej do czegoś, co udaje CRM przez tagi i doklejone deale. Jeżeli sprzedaż prowadzi transakcje, prognozuje przychód i chce widzieć historię aktywności na kontakcie, HubSpot daje to jako fundament, nie jako dodatek.

Przejdź, jeżeli marketing i sprzedaż mają dwa źródła prawdy

Przejdź, jeżeli marketing i sprzedaż mają dwa źródła prawdy

Klasyk: ActiveCampaign trzyma kontakty i tagi marketingowe, a sprzedaż siedzi w arkuszu albo w drugim narzędziu. HubSpot łączy marketing, sprzedaż i obsługę na jednym rekordzie kontaktu i firmy. Jedno miejsce z prawdą zamiast comiesięcznego uzgadniania.

Zostań na ActiveCampaign, jeżeli robisz głównie mailing

Zostań na ActiveCampaign, jeżeli robisz głównie mailing

Jeżeli cały biznes to newsletter, sekwencje edukacyjne i sprzedaż bez rozbudowanego procesu handlowego, ActiveCampaign robi swoje taniej. Migracja tylko po to, żeby mieć HubSpota, nie ma sensu i mówimy to wprost.

Różnice modelu danych

Co konkretnie zmienia się w danych

Obiekty CRM

Tagi na kontakcie kontra pełne obiekty

  • - ActiveCampaign: kontakt plus tagi plus pola własne, deale jako dodatek
  • - HubSpot: kontakt, firma, deal i zgłoszenie jako obiekty pierwszej klasy
  • - Tagi mapujemy na właściwości typu lista wyboru albo na przynależność do listy
  • - Firmy zakładamy z domeny adresu e-mail albo z istniejącego pola konta
Deale i pipeline

Deale w ActiveCampaign nie odwzorowują procesu

  • - Tam jeden pipeline domyślnie, etapy bez wymogów, pola płaskie
  • - W HubSpocie wiele pipeline'ów, wymagane właściwości i automatyzacja etapu
  • - Etapy mapujemy jeden do jednego i uzupełniamy brakujące daty przejść
  • - Kwoty historyczne przenosimy w oryginalnej walucie, bez przeliczania w locie
Automatyzacje

Automations nie przechodzą jeden do jednego

  • - Tam automatyzacje opierają się na tagach i śledzeniu ruchu na stronie
  • - W HubSpocie workflow działa na właściwościach, listach i zdarzeniach obiektu
  • - Każda automatyzacja przechodzi przegląd: co robi i czy nadal jest potrzebna
  • - Efekt: mniej workflowów niż automatyzacji, bo część załatwia etap deala
Historia aktywności

Otwarcia, kliknięcia i wysyłki

  • - Wysyłki historyczne importujemy jako aktywność na osi czasu kontaktu
  • - Otwarcia i kliknięcia z ostatnich kilkunastu miesięcy jako zdarzenia albo właściwości zbiorcze
  • - Śledzenie ruchu na stronie startuje od zera w dniu instalacji kodu
  • - Formularze podmieniamy na formularze HubSpota z tym samym mapowaniem pól
Listy i segmenty

Segmenty dynamiczne to listy aktywne

  • - Segmenty z regułami przenosimy jako listy aktywne
  • - Listy budowane ręcznie lądują jako listy statyczne
  • - Warunki oparte na tagach tłumaczymy na warunki na nowych właściwościach
  • - Po migracji porównujemy liczebność segmentu przed i po
Zgody

Zgody marketingowe i RODO nie giną

  • - Preferencje subskrypcji mapujemy na typy subskrypcji w HubSpocie
  • - Data i źródło zgody lądują jako właściwości na kontakcie
  • - Osoby wypisane pozostają wypisane od pierwszego dnia
  • - Przed pierwszą wysyłką robimy raport porównawczy zgód z obu systemów

FAQ

Pytania, które padają najczęściej

Ile trwa migracja z ActiveCampaign do HubSpota?

Realnie od 4 do 8 tygodni dla średniego portalu, czyli do stu tysięcy kontaktów, kilkunastu automatyzacji i jednego albo dwóch pipeline'ów. Większe portale z wieloma procesami i integracjami idą 8 do 12 tygodni. Sam import techniczny to dni, resztę zjada mapowanie danych, przepisywanie automatyzacji i wejście zespołu.

Czy przeniesiemy historię mailingu i otwarć?

Tak, w zakresie, który ma sens biznesowy. Wysyłki historyczne lądują jako aktywność na osi czasu kontaktu, a otwarcia i kliknięcia z ostatnich kilkunastu miesięcy jako zdarzenia albo właściwości zbiorcze. Nie przenosimy pełnej historii kliknięć sprzed pięciu lat, bo koszt przewyższa wartość raportową.

Co się stanie z automatyzacjami, które działają dzisiaj?

Żadna nie przechodzi jeden do jednego, bo model danych jest inny: tam tagi i ruch na stronie, tutaj właściwości i zdarzenia obiektu. Każda przechodzi przegląd i przepisujemy ją na workflow. Część znika, bo natywne mechanizmy HubSpota robią to samo bez osobnej automatyzacji.

Czy zgody marketingowe i lista wypisanych się zachowają?

Tak i jest to krytyczny element z perspektywy RODO. Preferencje subskrypcji mapujemy na typy subskrypcji, data i źródło zgody lądują jako właściwości na kontakcie, a osoby wypisane pozostają wypisane. Przed pierwszą wysyłką robimy raport porównawczy zgód z obu systemów.

Da się zrobić migrację bez przestoju?

Praktycznie nie ma migracji z zerowym przestojem, ale da się go zejść do jednego weekendu. W trakcie ActiveCampaign zostaje źródłem tylko do odczytu, HubSpot zapełnia się równolegle, a formularze podmieniamy w oknie cutoveru. Wysyłki masowe pauzujemy na dwa, trzy dni.

A jeżeli mamy pięćset tagów i nikt nie wie, które są używane?

To typowy stan po kilku latach i nie przenosimy tego jeden do jednego. Robimy audyt tagów: co jest używane w automatyzacjach, co w segmentacji, co leży martwe. Żywe tagi lądują jako właściwości albo listy aktywne, martwe zostają w starym systemie. Migracja to dobry moment na sprzątanie.

Czy zamiast migracji nie łatwiej zintegrować oba systemy?

Czasem tak i mówimy o tym wprost. Jeżeli ActiveCampaign nadal dobrze robi mailing, a HubSpot ma być CRM dla sprzedaży, dwukierunkowa synchronizacja bywa uzasadniona na rok albo półtora. Długoterminowo dwa systemy z tą samą bazą kontaktów to dwa źródła prawdy i konflikty.

30 minut, szczera rozmowa

Powiedz, co macie w ActiveCampaign, a wrócimy z planem.

Bez presji sprzedażowej. Jeżeli migracja Wam się nie opłaca, powiemy to na tej samej rozmowie.

Umów rozmowę