Audyt HubSpot to nie przegląd funkcji, tylko przejście przez pięć warstw portalu w stałej kolejności: uprawnienia i dostępy, higiena danych, lejki i etapy, automatyzacje, raporty i limity. Kolejność ma znaczenie, bo dopóki nie wiesz, kto ma dostęp i czyje są rekordy, każda liczba, którą zobaczysz dalej, może być efektem złego widoku, a nie złego procesu.
Poniżej kolejność, którą przechodzę na każdym audycie portalu. Nie jest to lista wszystkiego, co da się sprawdzić, tylko tego, co realnie zmienia decyzje.
Co obejmuje audyt portalu HubSpot?
Pięć warstw i jeden wynik: lista napraw uszeregowana po tym, ile kosztuje ich nierobienie. Warstwy to dostępy, dane, proces sprzedaży, automatyzacje i raportowanie. Audyt nie kończy się opisem stanu, tylko decyzją, co naprawiasz w tym miesiącu, a co może poczekać do kolejnego kwartału.
Zasada, którą powtarzam na starcie: ja tu diagnozuję, nie szukam winnych. Portal po dwóch latach bez opieki wygląda podobnie w większości firm i to nie jest niczyja wina, tylko naturalny efekt tego, że nikt nie miał tego w zakresie obowiązków.
Krok 1: kto ma dostęp do portalu i czym
Zacznij od listy użytkowników i od jednej liczby: ilu jest super adminów. Jeżeli ta liczba równa się liczbie użytkowników, nie masz modelu uprawnień, tylko wspólne konto z osobnymi hasłami. Poziomy uprawnień da się w HubSpocie rozbić dość drobno, natomiast decyzja, kto czego potrzebuje, jest po stronie firmy, nie narzędzia.
Realny wektor ryzyka nie leży tam, gdzie klienci go szukają. Eksport do arkusza widać w logach i da się go ograniczyć do kilku osób. Gorsza jest podpięta aplikacja, która sama przesyła dane na zewnątrz, bo nikt nie pamięta, kiedy ją instalował ani co dokładnie wyciąga.
Czyli drugi ruch to przegląd integracji i kluczy API. Klucz o szerokich uprawnieniach, który nie wygenerował żadnego requestu od tygodnia, jest kandydatem do rotacji albo usunięcia: nie wiadomo, czy to martwy projekt, czy zapomniany dostęp. Widziałem integrację działającą na koncie zawieszonym od półtora roku, o której nikt w firmie nie wiedział.
Na kontach Enterprise ślad po zmianach zostaje w logach audytowych: HubSpot udostępnia log aktywności na karcie użytkownika oraz osobny log audytowy domen. Na niższych planach to samo trzeba odtworzyć z historii pól, co jest wolniejsze, ale wykonalne.
Krok 2: higiena danych, czyli czyje są rekordy
Trzy liczby na start: ile kontaktów nie ma właściciela, ile firm nie ma NIP-u i ile rekordów powstało w ciągu ostatniego miesiąca. Pierwsza mówi, czy ktokolwiek pracuje na bazie, druga czy da się ją zderzyć z systemem księgowym, trzecia czy portal żyje, czy tylko stoi.
Kontakty bez właściciela to najczęstsza pozostałość po imporcie. Bałagan właścicielski naprawia się najtaniej w momencie wgrywania danych, a nie pół roku później, kiedy część tych ludzi zdążyła już odejść z firmy i nie ma komu przypisać rekordów.
Potem pola. Property z zerowym fill rate, którego nie używa żaden workflow, żadna lista i żaden raport, jest kandydatem do archiwizacji odwracalnej przez trzydzieści dni, nie do natychmiastowego kasowania. Trzydzieści dni wystarczy, żeby ktoś się odezwał, że jednak tego używał.
Osobna kategoria to pola wolnotekstowe, których nikt nie wymusza. One po prostu umierają, a puste pole w audycie jest sygnałem, że proces omija narzędzie, a nie że ludziom się nie chce. Handlowiec z trzydziestoma polami na karcie wypełni te, które blokują zapis, i ani jednego więcej.
Krok 3: lejki i etapy, czyli gdzie forecast zaczyna kłamać
Sprawdzasz trzy rzeczy: ile jest pipeline'ów, czy etapy da się przeskakiwać i jak zapisywany jest powód przegranej. Każda z nich osobno psuje raportowanie w inny sposób.
Limit lejków na planie Professional wynosi 15 i jest twardy. Brzmi jak dużo, dopóki nie trafisz na organizację, która latami zakładała osobny pipeline na każdy rok kalendarzowy. Wtedy limit jest na wyczerpaniu, stare raporty mają filtry przypięte do zamkniętych lejków, a zaoranie i postawienie od nowa oznacza przenoszenie danych i aktywności, czyli kolejny projekt. Zasada na przyszłość: lejki łączymy po podobieństwie procesu i SLA, nie po kategorii produktu.
Powód przegranej wpisywany wolnym tekstem jest nieraportowalny, bo nie zbijesz w jedno kilkunastu sformułowań znaczących to samo. Dropdown plus opcjonalne pole na szczegóły rozwiązuje temat. Za to powód przegranej zamodelowany jako osobny etap lejka to błąd, który widuję regularnie: raz trafiłem na organizację z dziesięcioma etapami, z których każdy był innym powodem przegranej.
Krok 4: automatyzacje, których nikt nie zna
Wypisujesz wszystkie aktywne workflowy i przy każdym zaznaczasz trzy rzeczy: czy ma właściciela, czy nazwa mówi, co robi, i kiedy ostatnio kogokolwiek zapisał. Workflow bez właściciela i bez zapisów od pół roku to nie jest automatyzacja, tylko mina.
Typowy stan portalu po odejściu administratora: kilkadziesiąt aktywnych workflowów, część bez nazwy, część powielona w wariantach z dopiskiem "kopia", zero dokumentacji. Nie kasuje się ich hurtem. Wyłącza się je pojedynczo, po sprawdzeniu historii zapisów, bo część z nich trzyma coś, o czym nikt już nie pamięta.
Przy okazji sprawdzasz, czy ktoś nie zbudował automatyzacji, która wyzwala się od własnej zmiany. Taki workflow albo nie odpala się wcale, albo odpala się w pętli, a jedno i drugie wygląda w raporcie tak samo: dane nie zgadzają się z tym, co ludzie widzą na kartach.
Krok 5: raporty i limity, o które portal się rozbija
Ostatnia warstwa to raportowanie, i tu audyt zwykle znajduje najwięcej martwego kodu. Liczysz raporty niestandardowe, sprawdzasz, które są przypięte do jakiegokolwiek dashboardu, i pytasz, kto realnie na nie patrzy. Odpowiedź brzmi zwykle: zarząd na dwa i nikt na resztę.
Limit raportów niestandardowych jest twardy, więc higiena raportów nie jest kosmetyką, tylko utrzymywaniem miejsca na te, które będą potrzebne za rok. Przy porządkach zaczynam od pytania, co chcemy z danego raportu wyciągnąć, zanim zaczniemy go poprawiać. Połowa z nich odpada na tym jednym pytaniu.
Druga rzecz: raport kłamie, jeżeli obiekty nie są powiązane. Deal bez kontaktu i bez firmy wywraca każdy raport lejkowy i każdą atrybucję, a w audycie widać to jako rozjazd między liczbą deali a liczbą firm w tym samym okresie.
Na kontach Enterprise część tej roboty da się przyspieszyć, bo HubSpot ma asystenta analizującego logi audytowe, który pokazuje wzorce zachowań użytkowników. To narzędzie do warstwy pierwszej, nie zamiennik całego przeglądu, ale na dużym koncie oszczędza godziny przewijania logów.
Co robisz z listą po audycie
Sortujesz ją po koszcie nierobienia, nie po trudności. Najpierw rzeczy, które kosztują pieniądze albo dane: otwarte klucze API, brak właścicieli, workflow wysyłający coś do klientów bez nadzoru. Potem rzeczy, które kosztują czas zespołu. Na końcu porządki, które są przyjemne, ale nic nie zmieniają.
Przy każdej pozycji warto od razu zapisać, kto ją wykonuje. Lista napraw bez właścicieli zachowuje się dokładnie jak workflow bez właściciela: leży odłogiem do następnego audytu.
Czego audyt portalu nie powie
Nie powie, czy proces sprzedaży jest dobry. Audyt sprawdza, czy narzędzie odzwierciedla proces, który firma zadeklarowała, a nie czy ten proces ma sens. To druga rozmowa i zwykle robi się ją na warsztacie, nie w portalu.
Nie powie też, dlaczego zespół nie używa CRM. Liczby pokażą, że nie używa, ale powód siedzi w tym, czego handlowcy się obawiają i czego ich nie nauczono, czyli poza logami. Jak wygląda u nas sam przegląd, opisaliśmy na stronie audytów portalu: karta oceny plus lista napraw z priorytetami i szacunkiem pracochłonności.
