Starter daje automatyzację, ale wąską i przypiętą do formularza: prosty workflow ma limit dziesięciu akcji i jeden taki workflow przypada na formularz. Pokazuję, co się w tych granicach mieści, po czym poznać, że firma z nich wyrosła, i co zmienia przejście na Professional.
Co Starter faktycznie potrafi
W Marketing Hubie Starter dostępny jest prosty workflow uruchamiany z formularza. Może mieć do dziesięciu akcji i jest jeden na formularz, ale te dziesięć akcji to nie są akcje pozorne.
Mieści się w nich wysyłka maila marketingowego, powiadomienie wewnętrzne, utworzenie rekordu albo zadania, przypisanie właściciela zapisanemu kontaktowi, dopisanie do listy statycznej lub do grupy odbiorców reklam, a także wysłanie webhooka do zewnętrznego systemu.
Czyli pierwszy sensowny zestaw automatyzacji da się zbudować bez wyższego planu: formularz tworzy kontakt, przypisuje handlowca, zakłada mu zadanie i wysyła powiadomienie. Dla firmy, która dopiero zaczyna, to jest komplet.
Pierwsza ściana: jeden formularz, jedna ścieżka
Ograniczenie, o które rozbija się najczęściej, nie jest liczbą akcji, tylko tym, że automatyzacja startuje z formularza i biegnie jedną ścieżką. Wszyscy, którzy wypełnili ten sam formularz, dostają to samo.
W praktyce oznacza to, że nie da się rozdzielić zapytania od firmy dwuosobowej i od firmy na dwieście osób, choć oba wpadły tym samym formularzem. Rozdzielenie wymaga rozgałęzienia, a więc pełnego kreatora workflow.
Objaw, po którym to poznaję u klienta: liczba formularzy rośnie, bo każdy nowy scenariusz wymaga nowego formularza. Trzy formularze na jednej stronie kontaktowej to sygnał, że proces został zaimplementowany w złej warstwie.
Druga ściana: zdarzenia inne niż wysłanie formularza
Sprzedaż nie dzieje się na formularzach. Deal wchodzi na etap, kontakt nie odpowiada od pięciu dni, firma dostaje właściciela, kończy się umowa. Każde z tych zdarzeń jest naturalnym momentem na automatyzację i żadne nie jest wysłaniem formularza.
Dopóki jedynym zapalnikiem jest formularz, cała warstwa sprzedażowa zostaje ręczna. Handlowiec pamięta albo nie pamięta, a to jest różnica, której nie widać w raporcie, bo brak follow-upu nie zostawia śladu.
Trzecia ściana: rozgałęzienia
Pełny kreator daje rozgałęzienia i to jest właściwa różnica, nie liczba akcji. Jedno rozgałęzienie po właściwości potrafi utworzyć nawet do 250 gałęzi, a rozgałęzienie budowane ręcznie na warunkach z operatorami i lub do 20.
Do tego dochodzi rozdział losowy po procentach, dostępny na Professional i Enterprise, którym dzieli się zapisane rekordy na równe grupy. To jest narzędzie do testowania, a nie do obsługi procesu, ale bez niego każdy test jest opowieścią, nie pomiarem.
Jeżeli proces w firmie zaczyna się od zdania „to zależy", potrzebne jest rozgałęzienie. Zdanie „to zależy" jest definicją warunku i nie da się go opisać listą dziesięciu akcji po kolei.
Po czym poznać, że firma wyrosła ze Startera
Trzy objawy, wszystkie widoczne bez zaglądania w cennik.
- Mnożą się formularze. Powstaje kolejny, bo scenariusz jest inny, a nie dlatego, że pytania są inne.
- Ktoś prowadzi listę w arkuszu. Zwykle listę zadań do wykonania po zdarzeniu, którego HubSpot na Starterze nie widzi.
- Follow-up zależy od pamięci. Handlowiec ma wracać do kontaktu po pięciu dniach ciszy i czasem wraca.
Każdy z tych objawów da się przeliczyć na godziny, i to jest rachunek, który warto zrobić przed rozmową o planie. Pięć minut na ręczne założenie zadania razy trzydzieści zdarzeń miesięcznie to dwie i pół godziny, których nikt nie widzi w kalendarzu, bo są rozsypane po dniu.
Co zmienia się w dniu przejścia na Professional
Zapalnikiem może być dowolna zmiana na rekordzie, nie tylko formularz. Ścieżka rozgałęzia się na warunkach, więc jeden workflow obsługuje cały proces zamiast kilku formularzy udających proces. Dochodzi też wysyłanie i pobieranie danych z zewnętrznych systemów webhookiem w obie strony.
To, co nie zmienia się samo: żaden plan nie ustali za firmę, po czym poznać dobrego leada ani ile dni ciszy znaczy problem. Workflow wykonuje regułę, a regułę trzeba mieć.
Czego wyższy plan nie załatwi
Nie załatwi procesu, którego nikt nie spisał. Widziałem portale na Professional z czterdziestoma workflow, z których połowa robiła to samo, bo każdy powstawał osobno przy okazji innego problemu.
Kolejność, która działa, jest odwrotna do intuicyjnej. Najpierw robisz rzecz ręcznie i łopatologicznie, aż reguła jest znana i powtarzalna. Dopiero potem budujesz automat, i wtedy jest ich pięć zamiast czterdziestu.
Natomiast jeżeli reguła jest znana i wykonuje się ją ręcznie kilkadziesiąt razy w miesiącu, upgrade zwraca się w pierwszym kwartale, bo alternatywą jest czas zespołu. Limity samych sekwencji, które często idą w parze z tym tematem, opisałem przy limicie 24 godzin, a kolejność konfiguracji całego Sales Huba przy jego wdrożeniu.
