Calendly obok HubSpota to dwa rachunki i dwa miejsca, w których żyje ten sam kalendarz. Pokazuję, co Meetings zapisuje na rekordzie po bookingu, dlaczego pole outcome przesądza sprawę przy raportowaniu no-show i jaki zakres dostajesz na seacie, który już opłacasz.
Co Meetings zapisuje na rekordzie po bookingu
Zabookowane spotkanie zapisuje się w HubSpocie jako engagement na osi czasu rekordu, a osoba, która je prowadzi, ląduje na nim jako host i organizator. Powiązać da się je z kontaktem, firmą, dealem albo ticketem, czyli spotkanie siedzi tam, gdzie handlowiec i tak patrzy przed rozmową.
Kalendarz dostaje wpis automatycznie, a osoba umawiająca się dostaje zaproszenie z plikiem .ics. Zewnętrzny link do kalendarza kończy swoją rolę właśnie tutaj: wysyła zaproszenie i na tym koniec. Reszta drogi do CRM jest ręczna.
Dopasowanie kontaktu idzie po adresie mailowym. Więc kiedy ktoś umawia się z prywatnej skrzynki, a w bazie siedzi pod służbową, powstaje drugi rekord. Zewnętrzne narzędzie tego problemu nie ma tylko dlatego, że w ogóle nie dotyka bazy.
Pole, które przesądza sprawę: meeting outcome
Każde spotkanie w HubSpocie ma pole outcome z wartościami Scheduled, Completed, Rescheduled, No show i Canceled, do tego można dorobić własne. To jest jedyny powód, dla którego warto przenieść umawianie do CRM, nawet gdyby reszta wyszła na zero.
Dzięki temu no-show przestaje być anegdotą z retro i staje się liczbą w raporcie: ile spotkań umówionych z formularza kończy się nieobecnością, u którego handlowca i z jakiego źródła. Zewnętrzne narzędzie wie tylko tyle, że ktoś kliknął termin.
Jeżeli mierzysz konwersję z bookingu na deala, outcome jest tym, co domyka rachunek. Bez niego liczysz umówione spotkania i udajesz, że wszystkie się odbyły.
Jaki zakres Meetings dostajesz na swoim seacie
Samo narzędzie jest dostępne we wszystkich produktach i planach, start jest darmowy. Zakres zależy natomiast od tego, jaki seat ma konkretny człowiek, a nie od tego, ile firma płaci łącznie.
| Seat | Strony rezerwacji | Typy spotkań |
|---|---|---|
| View-only | Nie zakłada żadnej | Brak |
| Darmowe narzędzia i Core | Jedna, z brandingiem HubSpota | One-on-One |
| Sales albo Service | Wiele | One-on-One, Group, Round robin |
Strony grupowe i round robin wymagają Sales Huba albo Service Huba w wersji Starter, Professional lub Enterprise. Osobna granica dotyczy umawiania w cudzym imieniu: żeby zabookować spotkanie za kogoś innego, potrzebny jest seat Sales albo Service na Professional lub Enterprise, a ta druga osoba musi mieć podpięty kalendarz z włączoną synchronizacją.
Jeżeli planujesz round robin dla trzech handlowców, sprawdź najpierw, czy każdy z nich ma seat Sales, a nie tylko dostęp do portalu. Seat decyduje o funkcji, nie sam fakt, że firma kupiła Professional. Ten sam mechanizm rozpisałem w przewodniku po Sales Hubie.
Co zmapować na stronie rezerwacji i gdzie są limity
Pytania na stronie rezerwacji da się zmapować na properties kontaktu i to jest cała różnica między ładniejszym linkiem do kalendarza a narzędziem, które karmi CRM. Odpowiedź ląduje w polu, po którym da się filtrować i raportować, zamiast w treści maila.
Trzy pytania robią większość roboty: wielkość zespołu, obecny system i powód rozmowy. Trzymam je jako listy wyboru, nie jako pola tekstowe. Pole tekstowe nie zaraportuje się nigdy, bo każdy wpisze to samo innymi słowami, a lista na tyle długa, że wszyscy klikają pierwszą pozycję alfabetycznie, jest gorsza niż jej brak.
Twarde limity, o których uprzedzam przed konfiguracją: pola typu plik na formularzu spotkania się nie da dodać, przypomnień przed spotkaniem można ustawić najwyżej trzy, a własne okno rezerwacji nie może być dłuższe niż dziesięć tygodni. Żaden z nich nie boli w normalnym procesie sprzedaży, natomiast każdy potrafi wywrócić plan, jeżeli wyjdzie na jaw w dniu uruchomienia.
Na stronie rezerwacji da się też pobrać płatność, jeżeli w portalu skonfigurowane są HubSpot Payments albo Stripe, a użytkownik ma seat Sales lub Service. Przy konsultacjach płatnych i szkoleniach to zdejmuje z procesu osobną fakturę proforma.
Ile kosztuje trzymanie dwóch kalendarzy naraz
Koszt to nie sama subskrypcja drugiego narzędzia, tylko przeklepywanie. Policz to u siebie zamiast wierzyć mi na słowo: przepisanie terminu, notatki i odpowiedzi z formularza na rekord zajmuje 2 do 3 minut na spotkanie.
Przy ośmiu spotkaniach tygodniowo na handlowca i sześciu handlowcach wychodzi około 1,5 godziny tygodniowo wyjętej z pracy sprzedaży. Natomiast sam czas to nie jest cały rachunek. Część spotkań nigdy nie trafia na rekord, bo ktoś zapomniał, i wtedy raport pokazuje mniej aktywności, niż było naprawdę. Forecast budowany na takim raporcie kłamie w dół.
Do tego dochodzi drugi zestaw ustawień do utrzymania: dostępność, bufory, pytania, treść potwierdzenia. Zmiana w jednym miejscu nie przenosi się do drugiego, więc po kilku miesiącach dwa narzędzia mówią o tej samej osobie co innego. Klasyczny objaw: handlowiec zmienił godziny pracy w HubSpocie, a stary link dalej proponuje piątkowe popołudnia.
Kiedy zostawiam zewnętrzne narzędzie u klienta
Nie zawsze przepinam wszystko. Zostawiam zewnętrzny booking wtedy, gdy umawiają się ludzie bez seata Sales, na przykład wsparcie albo rekrutacja, i przenoszenie ich do CRM nie ma uzasadnienia biznesowego.
Druga sytuacja to publiczne strony rezerwacji wpięte w cudzy produkt albo w kampanię partnera, gdzie link jest już rozdany i podmiana kosztuje więcej niż zysk. Wtedy pilnuję jednej rzeczy: żeby spotkania z tego źródła i tak lądowały jako aktywność na kontakcie.
Jest też ograniczenie techniczne, o którym mówię przed przesiadką, a nie po. Do Meetings podłącza się indywidualną skrzynkę służbową. Kalendarza skrzynki zespołowej podpiętej pod conversations inbox narzędzie nie obsłuży, czyli plan oparty na wspólnym adresie typu kontakt@ trzeba rozstrzygnąć na etapie konfiguracji.
Jak wygląda przesiadka w praktyce
Przesiadka to nie jest wyłączenie jednego linku i włączenie drugiego. Kolejność ma znaczenie, bo stary link zwykle żyje w podpisach, na stronie, w sekwencjach i w kilku dokumentach, o których nikt już nie pamięta.
Zaczynam od podłączenia kalendarza i skrzynki każdego użytkownika, bo bez tego reszta nie ruszy. Potem odtwarzam stronę rezerwacji razem z pytaniami zmapowanymi na properties, ustawiam bufory i okno rezerwacji, i dopiero wtedy podmieniam link w podpisach, na stronie i w sekwencjach. Widget rezerwacji da się osadzić bezpośrednio na stronie, więc nie musi to być goły link. Stary adres zostawiam żywy przez około dwa tygodnie.
Na koniec dokładam workflow i tu jest realna przewaga nad samym bookingiem. Zabookowane spotkanie może utworzyć taska dla ownera, przesunąć deala na właściwy stage albo oznaczyć kontakt, który umówił się drugi raz w miesiącu. Do tego raport na polu outcome, żeby po miesiącu było wiadomo, ile z tych spotkań faktycznie się odbyło. Kolejność konfiguracji i realny zakres takiego projektu rozpisałem we wdrożeniu Sales Huba.
