Automatyzacja procesów biznesowych i integracja systemów.

Automatyzacja procesów biznesowych polega na tym, że powtarzalne kroki procesu wykonuje oprogramowanie według reguł spisanych wcześniej z zespołem. Dane wprowadzone w jednym systemie trafiają do pozostałych, dokumenty powstają z tych danych, a terminów i wyjątków pilnuje reguła. Człowiek zostaje przy decyzjach i przy przypadkach, których reguła nie obejmuje.

Cztery, w kolejności od najtrwalszej. Integracja przez API, czyli dwa systemy rozmawiają bezpośrednio i w czasie rzeczywistym. Integracja przez webhooki, gdzie jeden system zgłasza zdarzenie, a drugi na nie reaguje. Wymiana plikami, kiedy system nie ma API i zostaje eksport na harmonogramie. Odczyt prosto z bazy, ostatnia droga, gdy nie ma żadnej z poprzednich. Osobno rozstrzyga się kierunek: domyślnie buduję synchronizację jednokierunkową, bo dwukierunkowa wymaga zapisania, który system wygrywa przy konflikcie, i bez tej reguły zalewa bazę duplikatami.

O koszcie decydują trzy rzeczy: liczba systemów do połączenia, to, czy każdy z nich ma API, i liczba przypadków brzegowych w procesie. Automatyzacja jednego procesu między dwoma systemami z otwartym API jest projektem innej skali niż połączenie pięciu systemów, z których dwa nie mają interfejsu. Wycenę podaję po mapie procesu, bo przed nią byłoby to zgadywanie. Osobno wyceniam utrzymanie, żeby było wiadomo, ile kosztuje rok pracy rozwiązania, a nie samo jego uruchomienie.

Od stanu dzisiejszego, tego ręcznego. Na warsztacie liczę kroki, spisuję reguły, które ludzie mają w głowach, i wyłapuję przypadki brzegowe, bo to one przesądzają o tym, czy automat zadziała. Wynikiem jest schemat przepływu i lista miejsc, w których proces się dziś zacina. Dopiero na tym powstaje specyfikacja. Automatyzacja procesu, którego nikt w firmie nie umie narysować, powiela dzisiejszy bałagan w szybszym tempie.

Jeżeli system ma API, da się. Jeżeli nie ma, sprawdzam eksporty, webhooki i bazę, i mówię przed wyceną, którą drogą idę i jakie ma ograniczenia. Integracja bez API bywa możliwa, ale kosztuje więcej w utrzymaniu i to też mówię wprost.

Do wyboru są dwie drogi. Zespół firmy przejmuje utrzymanie, bo dostaje dokumentację, kod i dostępy. Albo zostaję na utrzymaniu w ustalonym wymiarze godzin miesięcznie. Buduję wyłącznie rozwiązania, które da się przejąć.

Integracja i automatyzacja procesu są samodzielnym projektem i pracują na tych systemach, które firma ma. CRM ułatwia sprawę, bo dane o klientach leżą w jednym miejscu. Jeżeli w trakcie okaże się, że brakuje miejsca na te dane, powiem to wprost.