Integracja HubSpot z GUS, REGON i eKRS: wpisujesz NIP, reszta danych firmy uzupełnia się sama
Handlowiec wpisuje NIP na rekordzie firmy w HubSpot, a integracja z rejestrami publicznymi dociąga nazwę, adres, REGON, formę prawną i kody PKD. Robimy to gotowym konektorem tam, gdzie jest, i własnym API tam, gdzie gotowca brakuje.
Kiedy to ma sens
Kiedy integracja HubSpot z rejestrami się zwraca, a kiedy nie
Handlowiec przeklepuje dane z GUS ręcznie
Jeżeli sprzedaż kopiuje nazwę firmy, adres i REGON z wyszukiwarki GUS do HubSpot rekord po rekordzie, to jest klikanina do policzenia. Jedna firma to 2-3 minuty, przy 40 nowych firmach miesięcznie robi się z tego kilka godzin czystego przeklepywania.
Chcecie deduplikacji i spójnych nazw firm
NIP jako klucz z rejestru daje jedno źródło prawdy dla nazwy i adresu. Koniec z trzema wariantami tej samej firmy w bazie, bo każdy wpisał ją po swojemu. Uporządkowana baza to potem raporty, które się kleją.
Kiedy odpuścić
Jeżeli zakładacie kilka firm miesięcznie i pracujecie na stałej, wąskiej liście klientów, ręczne uzupełnienie bywa tańsze niż integracja. Powiem wprost: automat ma się zwrócić przy Waszym wolumenie, inaczej to budowanie rzeźby.
Co realnie łączymy
Co synchronizuje się między rejestrem a HubSpot
Company properties z REGON i GUS
- - Nazwa pełna i skrócona firmy
- - NIP, REGON, adres siedziby
- - Forma prawna i kody PKD
- - Zapis do standardowych i custom property na obiekcie firmy
Co odpala uzupełnienie
- - Wpisanie NIP na rekordzie firmy
- - Utworzenie firmy przez formularz na stronie
- - Enrollment w workflow po zmianie property
- - Wywołanie na żądanie z app card na rekordzie
Dane z Krajowego Rejestru Sądowego
- - Reprezentacja i osoby uprawnione
- - Status wpisu w rejestrze
- - Kapitał zakładowy dla spółek
- - Zaciągane dla firm zarejestrowanych w KRS
Zwykle jednokierunkowo
- - Rejestr to źródło, HubSpot to odbiorca
- - Rejestr nadpisuje tylko wybrane pola, nie wszystko
- - Handlowe pola zostają nietknięte
- - Znacznik daty ostatniego dociągnięcia jako osobne property
Co robimy, gdy rejestr milczy
- - Firma zamknięta lub NIP błędny: flaga na rekordzie zamiast nadpisania
- - Rejestr niedostępny: retry, nie cichy błąd
- - Log wywołań do podglądu, gdy coś się rozjedzie
- - Bez masowego nadpisania bazy bez sign-off na mapowaniu
Wpięcie w proces sprzedaży
- - Routing leada po kodzie PKD lub regionie
- - Segmentacja list po formie prawnej
- - Task dla ownera, gdy dane firmy są niekompletne
- - Raport pokrycia danymi z rejestru per źródło leada
FAQ
Częste pytania o integrację HubSpot z GUS, REGON i eKRS
Skąd integracja bierze dane firmy?+
Z publicznych rejestrów: GUS i REGON dla nazwy, adresu, REGON i kodów PKD, eKRS dla danych spółek zarejestrowanych w KRS. Kluczem jest zwykle NIP wpisany na rekordzie firmy w HubSpot.
Czy jest gotowy konektor w HubSpot App Marketplace?+
Zależy od zakresu. Tam gdzie sensowny gotowiec istnieje, korzystamy z niego. Tam gdzie go nie ma, budujemy integrację przez API rejestru na Make.com albo własnym kodzie w Node lub Pythonie, więc brak gotowej aplikacji nie blokuje wdrożenia.
Czy integracja nadpisze dane, które wpisał handlowiec?+
Nie, jeżeli tak ustalimy na mapowaniu. Domyślnie rejestr nadpisuje tylko wybrane pola urzędowe, na przykład adres siedziby i formę prawną, a pola handlowe zostają nietknięte. To ustalamy na warsztacie przed uruchomieniem.
Co dzieje się, gdy NIP jest błędny albo firma jest zamknięta?+
Integracja nie nadpisuje wtedy rekordu na ślepo, tylko stawia flagę na firmie. Rejestr niedostępny chwilowo to retry, nie cichy błąd. Log wywołań pozwala sprawdzić, co się stało, gdy dane się rozjadą.
Czy dane odświeżają się same, czy raz przy dodaniu firmy?+
Obie opcje są do zrobienia. Domyślnie dociągamy dane przy dodaniu firmy albo wpisaniu NIP. Jeżeli potrzebujecie okresowego odświeżania, na przykład raz na kwartał, wpinamy to w workflow ze znacznikiem daty ostatniego dociągnięcia jako osobnym property.
Czy KSeF też wchodzi w ten zakres?+
Nie, ta integracja obejmuje GUS, REGON i eKRS, czyli uzupełnianie danych firm w CRM. Fakturowanie i KSeF to osobny temat, którego tu nie ruszamy.
Ile to trwa i od czego zależy zakres?+
Zależy od liczby pól, triggerów i tego, czy używamy gotowca czy własnego API. Punkt wyjścia to warsztat, na którym ustalamy, co realnie łączymy. Po nim wracamy ze stałą wyceną zakresu, nie rozliczeniem godzinowym.
Następny krok
Powiązane usługi na HubSpocie
Automatyzacje HubSpot
Integracja z rejestrami to jeden z klocków. Make.com, gdy no-code wystarcza, własny kod, gdy nie. Automatyzacje, które działają bez nadzoru.
Porządek w danych CRM
NIP jako klucz z rejestru daje jedno czyste źródło prawdy. Deduplikacja, modelowanie danych i governance, żeby raporty się kleiły.
Integracje, których HubSpot nie ma natywnie
Automatyzacja na całym stacku: finanse, operacje, zamówienia i workflow wewnętrzne wpięte w HubSpot przez Make, n8n albo własny kod.
30 min - szczera rozmowa
Policzmy, czy integracja z rejestrami zwróci się przy Waszym wolumenie
Pokażcie, ile firm dodajecie miesięcznie i jak dziś uzupełniacie ich dane. Wracamy z kierunkową oceną zakresu i tym, czy robić to gotowcem czy własnym API.