Migracja z innego CRM razem z historią klientów.
Przenoszę do HubSpota rekordy i to, co przy nich narosło: rozmowy, notatki, pliki, otwarte szanse i zamknięte sprawy. Import idzie najpierw w środowisku testowym, a liczby po obu stronach sprawdzam przed przełączeniem. Sprzedaż pracuje przez cały czas. Pracuję dla firm B2B w Polsce i za granicą.
Nowy 24
Kwalifikacja 11
Nurturing 38
Przekazany 6
Siedem systemów, z których przenoszę dane.

Pipedrive
Deale, aktywności i historia rozmów. Największa różnica siedzi w tym, że Pipedrive prowadzi sprzedaż na dealu, a HubSpot na rekordzie firmy i kontaktu powiązanych z dealem.

Salesforce
Obiekty własne, hierarchie firm, uprawnienia i raporty. Migracja z Salesforce jest głównie decyzją o tym, co odtwarzam jeden do jednego, a co upraszczam.

Zoho
Moduły, pola własne i powiązania między nimi. Do tego automatyzacje, które w Zoho siedzą w kilku miejscach naraz i trzeba je najpierw spisać.
Monday
Tablice, kolumny i statusy zamieniane na rekordy, właściwości i etapy pipeline'u. Tu najczęściej okazuje się, że jedna tablica pełniła trzy różne role naraz.
ActiveCampaign
Kontakty, listy, tagi, automatyzacje i historia wysyłek. Tagi zamieniam na właściwości i listy tak, żeby dało się po nich segmentować i raportować.
Bitrix24
Leady, deale, firmy i zadania, do tego komunikacja wewnętrzna, której zwykle nie przenoszę. Rozdział lead kontra kontakt wymaga decyzji przed importem.
Zendesk
Zgłoszenia, historia rozmów i baza wiedzy. Ticket w Zendesku i ticket w Service Hubie to nie to samo pojęcie, więc mapowanie statusów robi się przed importem, nie po.
Inwentaryzacja. Mapowanie. Import testowy. Przełączenie.
Inwentaryzacja starego systemu
Spisuję, co tam faktycznie jest: obiekty, pola, automatyzacje, integracje i to, z czego zespół realnie korzysta. Wynik: lista tego, co się przenosi, i tego, co świadomie zostaje.
Mapowanie i decyzje o danych
Każde pole i każdy status dostaje odpowiednik w HubSpocie albo decyzję o pominięciu. Tu też ustalimy reguły deduplikacji i to, co robię z rekordami niekompletnymi.
Import w środowisku testowym
Pełny import na koncie testowym, potem porównanie liczb po obu stronach i przegląd próbki rekordów przez zespół. Poprawki wchodzą tutaj, nie na produkcji.
Przełączenie i pierwszy tydzień
Import produkcyjny i przełączenie pracy zespołu, z ustalonym momentem, od którego stary system jest tylko do odczytu. Przez pierwszy tydzień jesteśmy pod ręką przy pytaniach z codziennej pracy.
Migracja stoi na mapowaniu, deduplikacji i sprawdzonych liczbach.
Mapowanie pól przed importem
Każde pole ze starego systemu dostaje decyzję: przenoszę, łączę z innym, czy zostawiam. Pola przeniesione „na wszelki wypadek" zapychają portal i po roku nikt nie wie, które z nich są prawdziwe.
Deduplikacja na wejściu
Duplikaty wchodzące razem z importem zostają na lata, bo po fakcie nikt nie wie, który rekord jest właściwy. Reguły łączenia ustalimy przed importem i stosuję je w środowisku testowym.
Historia, nie sama tabela
Rekord bez rozmów i notatek jest listą nazw. Przenoszę komunikację, notatki, pliki i daty, żeby handlowiec po zalogowaniu widział, na czym stanęła sprawa.
Liczby sprawdzone po obu stronach
Przed przełączeniem porównuję liczby rekordów, otwartych szans i wartości w pipelinie w starym i nowym systemie. Rozjazd wyjaśniam przed produkcją, nie po niej.
Certyfikaty imienne HubSpot Academy.
Ta sama strefa czasowa co klienci z Polski i UE.
Szkolenia, dokumentacja i wsparcie po polsku i po angielsku.
Porozmawiajmy o systemie, z którego chcesz przejść.
Na rozmowie przejdę przez to, co dziś masz, ile mniej więcej rekordów i co koniecznie musi przejść razem z nimi. Do umówienia wystarczy firmowy e-mail i temat.
Pytania, które padają na pierwszej rozmowie.
Czy sprzedaż stanie na czas migracji?
Nie. Zespół pracuje w starym systemie aż do przełączenia, a import produkcyjny robię w ustalonym oknie. Od momentu przełączenia stary system zostaje w trybie do odczytu, żeby dane nie rozjeżdżały się w dwóch miejscach naraz.
Czy przenosi się cała historia rozmów?
Komunikacja, notatki, pliki i daty przenoszą się, jeżeli stary system daje do nich dostęp przez eksport albo API. Co dokładnie da się wyciągnąć, sprawdzam przy inwentaryzacji i mówię przed wyceną.
Czego się nie przenosi?
Zwykle nie przenoszę komunikacji wewnętrznej, załączników bez wartości operacyjnej i automatyzacji jeden do jednego, bo te ostatnie odtwarzam pod model HubSpota zamiast kopiować. Listę tego, co zostaje, dostajesz po inwentaryzacji.
Jeszcze wybieram system. Pomożesz w decyzji?
Tak. Mam porównania HubSpota z systemami, z których najczęściej się migruje, i rozmowę o tym, który system lepiej obsługuje Twój proces.
Ile to trwa?
Zależy od liczby obiektów, jakości danych i tego, ile automatyzacji trzeba odtworzyć. Termin podaję po inwentaryzacji starego systemu, bo dopiero wtedy wiadomo, co realnie da się wyciągnąć.
Migracja i konfiguracja to jeden projekt czy dwa?
Zwykle jeden. Przeniesienie danych do portalu ustawionego pod stary, porzucony proces daje ten sam bałagan w nowym systemie. Zakres ustalimy tak, żeby konfiguracja i import szły razem.
Z czego migruję najczęściej.
Pipedrive
Deale, aktywności i etapy lejka bez gubienia historii.
Salesforce
Lead, Account, Opportunity, Case i obiekty custom na model HubSpota.
Zoho
Kontrakty wieloletnie rozbite na deale rok po roku.
ActiveCampaign
Automatyzacje i tagi przełożone na workflowy i właściwości.
Bitrix24
Wyjście z zamkniętego ekosystemu bez utraty korespondencji.
Mailchimp
Listy, segmenty i historia wysyłek pod jednym CRM-em.
Zendesk
Tickety, SLA i historia obsługi do Service Huba.
Monday
Tablice i Updates przełożone na obiekty CRM.
Cała migracja albo pojedynczy element.
Przenoszę dane razem z tym, co przy nich narosło.
<p>Na rozmowie ustalimy, z jakiego systemu przechodzisz i co musi przejść razem z rekordami. Po niej dostajesz listę tego, co da się wyciągnąć, i zakres migracji.</p>
